Narodowy strach przed czytaniem jest tak duży, że część przedsiębiorców obawia się rozmontowania ich biznesów w wyniku konstrukcji zbyt długich umów. Nie można jednak zabezpieczyć przekazania praw autorskich lub sprzedaży materiałów za setki tysięcy złotych ograniczając się do 1 strony umowy, która do tego musi być czytelna dla konsumentów (o czym później). Dlatego zawsze staramy się odnaleźć złoty środek, a konsultacje z klientami w celu znalezienia idealnego balansu bywają żmudne, ale też bardzo wartościowe
Photo by Helloquence on Unsplash
Nie powinniśmy bagatelizować tego wydawałoby się banalnego zapisu. Od wskazanego miejsca zawarcia umowy może zależeć np. właściwość sądu, który w razie problemów z wykonaniem umowy będzie orzekał w naszej sprawie. Jeżeli podpisujemy umowę w Rzeszowie, ale wskazane jest, że zawarcie następuje w Warszawie, bardzo ciężko będzie nam udowodnić, że spór powinien być rozstrzygany w miejscu gdzie złożyliśmy podpis. Ten prosty trik często wiąże nam ręce. Przykład? Zleceniodawca obarczył nas nieuzasadnioną opłatą w wysokości 600 zł. Oczywiście nie chcemy jej zapłacić, ale wiedząc że sprawę będzie rozpatrywał Sąd w Warszawie wolimy dać się naciągnąć oszustowi niż narazić się na koszty dojazdów oraz mnóstwo straconego czasu.
Podobnie problemy mogą wynikać ze źle wskazanej daty. Często zdarza się, że styczniowe umowy i pisma procesowe wciąż posiadają błędnie wpisaną datę przez wpisanie ubiegłego roku. Nawyk ćwiczony przez ostatnie 12 miesięcy często niwelujemy ostatecznie dopiero po kilku tygodniach. Jeżeli pozwolimy podpisać umowę z datą ubiegłego roku, ktoś może wykorzystać naszą nieuwagę i domagać się zapłaty abonamentowej za 12 miesięcy fikcyjnego obowiązywania umowy. Oczywiście można udowodnić oszustwo, ale proces taki jest żmudny i ciężki pod względem dowodowym dlatego lepiej się pilnować.
Jest to bardzo ważna część umowy i rzutuje na jej ważność. Umowa musi zawierać informację kto ją zawiera. Dokładną! Kolejny banał, który bardzo często sprawia ogromne problemy. Błędy komparycji najczęściej polegają na opisywaniu stron w sposób uniemożliwiający ich identyfikację lub błędne określanie firm poprzez nadawanie im zdolności prawnej. Przykładem pierwszej sytuacji jest wskazywanie w umowie jedynie imienia i nazwiska stron. Umowa musi pozwalać na dokładną i skuteczną identyfikację jej podmiotów. Trzeba pamiętać o podawaniu nie tylko adresu zamieszkania strony (który może ulec zmianie), ale również numeru i serii jej dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości.
Nie raz na blogu wspominaliśmy o zawieraniu umów z działalnościami gospodarczymi lub spółkami cywilnymi. Ponownie uczulamy, że większość firm „Handlopol”, „Sklepex” czy „Janusz-Pol” nie posiadają osobowości prawnej więc nie mogą występować nigdzie jako samodzielne byty prawne. W takich sytuacjach, jeżeli nie mam do czynienia ze spółką z o.o. czy spółkami akcyjnymi, zawsze podpisujemy umowy z właścicielami firm, a nie samymi firmami.
Źle!
Zamawiający: F.H.U. Handlopol, ul. Złota 14, 25-330 Rzeszów, NIP: 773-480-87-90.
Dobrze!
Zamawiający: Janusz Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą „F.H.U. Handlopol”, ul. Złota 14, 25-330 Rzeszów, NIP: 773-480-87-90.
Oczywiście komparycja może być znacznie bardziej rozbudowana, ale wskazane przykłady są absolutnie podstawowymi danymi, które powinny zdobić każdą umowę.
Zbyt często zdarza nam się widzieć umowy o nic. Kodeks cywilny reguluje podstawowe umowy i to do niego powinniśmy zaglądnąć szukając informacji o czym powinna być umowa, którą chcemy skonstruować. Oczywiście prawo dopuszcza istnienie tzw. umów nienazwanych, ale zalecamy ostrożność w zbyt dużej frywolności. Nie ma potrzeby pisania umów „Udostępnienia lokalu mieszkalnego do dowolnego użytku” – wystarczy „Umowa użyczenia”. Umowę „Stałej współpracy i wzajemnych korzyści” lepiej nazwać „Umową zlecenia”.
Pamiętajmy też by umowa w sposób prosty opisywała jaki jest jej cel i sens. Najprościej kierować się prostym schematem – kto, komu, co i za co.
Przykład:
Na podstawie umowy przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania dzieła opisanego w §…., a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia określonego w §……
Papier wszystko przyjmie. Nawet nieprawdę. Upewniajmy się, że terminy widniejące w umowie są tymi, które zostały ustalone w trakcie pertraktacji. Upewniajmy się również czy daty wskazywane w umowach nie wypadają na święta wolne od pracy, ponieważ często powoduje to niechciane problemy i niejasności interpretacyjne.
Czytając umowę zwracajmy uwagę na paragrafy mówiące o tym jakie obowiązki ma każda ze stron i jakie są konsekwencje ich niewykonania. Jeżeli kupujemy 4 tony żwiru, warto sprawdzić czy w umowie nie zostajemy zobowiązani do jego osobistego odebrania w określonym terminie pod groźbą kary. Przy umowie z biurem podróży warto zainteresować się chociażby czy organizator wycieczki gwarantuje transport z lotniska do hotelu i jak kształtuje się jego odpowiedzialność w razie konieczności zmiany miejsca noclegu lub terminu wyjazdu.
W umowie szukajmy liczb wskazujących na istnienie dodatkowych opłat, wysokość odsetek lub kar umownych. Przy zawieraniu umów między przedsiębiorcami dozwolona jest duża dowolność, dlatego sprawdźmy co może nasz czekać w trakcie obowiązywania umowy. Duże firmy często zobowiązują swoich kontrahentów do podpisywania weksli, które mogą służyć do restrykcyjnego ściągania od nas rygorystycznych roszczeń. Opłata 500 zł za wysłanie przypomnienia o zaległej płatności 22zł? Kara umowna za opóźnienie w wysokości wartości całego kontaktu? Odsetki w maksymalnej wysokości liczone za każdy dzień opóźnienia? Wszystkie te rzeczy już widzieliśmy, a dużo łatwiej jest skorygować umowę na etapie jej podpisywania niż w trakcie postępowania sądowego związanego z próbą wykorzystania naszej nieświadomości.
Każda umowa powinna zawierać określenie, kiedy i jak umowa się kończy. Oprócz terminów zawarcia, warto określić, kiedy strony mogą odstąpić od umowy. Zazwyczaj odstąpienie następuje w związku z nieterminowym wykonaniem umowy. Jeżeli wykonawca remontu naszego domu spóźnia się o miesiąc z rozpoczęciem robót powinniśmy wezwać go do wykonania umowy pod groźbą „anulowania” umowy, zrezygnowaniem z niej. Procedurę tą można skrócić z góry wyznaczając termin odstąpienia wskazując, że w przypadku minimum dwutygodniowego spóźnienia z wykonaniem umowy we wskazanych terminach, druga strona może odstąpić od umowy bez wzywania do jej wykonania.
Wypowiedzeniem umowy będzie jednostronne oświadczenie o unieważnieniu umowy po upłynięciu określonego terminu bez dalszego informowania o tym. Dzieje się tak zazwyczaj w umowach ciągłych, czyli np. najmie. Dobrze jest wiedzieć, że w razie nieoczekiwanych okoliczności będziemy mieli miesiąc na przeprowadzkę, a opuszczenie lokalu nie będzie musiało nastąpić z dnia na dzień.
Z drugiej strony możemy określić sposób natychmiastowego wypowiedzenia określając sytuacje uzasadniające tak kategoryczne działanie. Powinniśmy mieć możliwość natychmiastowego unieważnienia umowy, jeżeli nasz najemca skutecznie dewastuje nasze mieszkanie prowadząc hulaszczy tryb życia. Z drugiej strony powinniśmy wiedzieć, jeżeli pedantyczne nastawienie wynajmującego zobowiązuje nas do odkurzania dwa razy w miesiącu oraz codziennego wynoszenia śmieci pod rygorem wyrzucenia nas na bruk.
Kancelaria Adwokacka Urban zajmuje się konstruowaniem, analizą i opiniowaniem umów obiegu gospodarczego jak i osób fizycznych. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o pisaniu umów lub ich podpisywaniu zadzwoń.
autor: adwokat Jakub Urban – Kancelaria Adwokacka Urban w Rzeszowie
