Blog

Działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawsze wymaga organizowania zgromadzeń wspólników. Zawiadomienie o takim zgromadzeniu jest na tyle istotne, że ustawodawca zdecydował się szczegółowo uregulować tę kwestię w przepisach Kodeksu spółek handlowych.

Czym jest zwyczajne zgromadzenie wspólników

Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o. musi być zwołane w ciągu 6 miesięcy po zakończeniu każdego roku obrotowego. Większość spółek kończy rok obrotowy wraz z końcem roku kalendarzowego, więc zgromadzenie wspólników, które zatwierdza sprawozdanie finansowe za poprzedni rok, powinno się odbyć do 30 czerwca.

• Jak należy prawidłowo zwołać takie zgromadzenie?
• Jakie są sposoby zwołania zgromadzenia wspólników?
• Jak zwołać zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?
• Czy zwołanie zgromadzenia wspólników może być ustne?

Odpowiedzi na te oraz inne pytania można znaleźć w niniejszym artykule poświęconym sposobom zwołania zgromadzenia wspólników.

Obowiązują określone zasady dotyczące zwoływania zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. Zazwyczaj zgromadzenie to jest zwoływane przez zarząd spółki poprzez podjęcie odpowiedniej uchwały. Prawo przewiduje jednak również inne osoby uprawnione do zwołania zgromadzenia, i są to:

1. Radę Nadzorczą (w przypadku jej powołania) lub komisja rewizyjna w przypadku, kiedy zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie bądź nie zwoła nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną.
2. Wspólnika lub wspólników reprezentujących co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego uprawnionych do zwołania zgromadzenia wspólników przez sąd rejestrowy, o ile mimo żądania od zarządu zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników i umieszczenia określonych spraw w porządku obrad tego zgromadzenia wspólników, zarząd nie dokonał takiego zwołania.

Zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników

Spółki z o.o. mogą liczyć dowolną liczbę wspólników. Naturalnym jest, że im większa jest ich liczba, tym trudniej jest zebrać wszystkich w jednym miejscu na zwyczajne lub nadzwyczajne zgromadzenie.

Zasady dotyczące właściwego zawiadamiania wspólników zostały szczegółowo opisane w art. 238 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z nim, zgromadzenie wspólników zwołuje się poprzez wysłanie listów poleconych lub przesyłek kurierskich co najmniej 2 tygodnie przed planowanym terminem.

Alternatywnie, zawiadomienie może zostać przesłane na adres do doręczeń elektronicznych lub e-mailem, jeśli wspólnik wcześniej wyraził na to pisemną zgodę, podając odpowiedni adres do korespondencji.

W zaproszeniu należy oznaczyć:

• dzień;
• godzinę;
• miejsce zgromadzenia wspólników;
• szczegółowy porządek obrad;
• w przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać również istotne elementy treści proponowanych zmian;

Natomiast w sytuacji, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

Czy zwołanie zgromadzenia wspólników może być ustne?

Nie, przepisy nie przewidują ustnego zawiadomienia o zwołaniu zgromadzenia wspólników. Co ważne, ustne zaproszenia na zgromadzenie wspólników nie jest prawidłowe, nawet w sytuacji gdy dana osoba wyraziła zgodę na taką formę komunikacji ze spółką.

Powyższy artykuł ma jedynie charakter informacyjny i ogólny, w związku z czym nie stanowi porady ani opinii prawnej.

Jeśli czujesz, że przedstawione zagadnienie może dotyczyć Ciebie zgłoś się do Kancelarii Urban – oferujemy fachową i kompleksową pomoc. Skontaktuj się z adwokat Eweliną Urban  lub  adwokatem Jakubem Urbanem z Kancelarii Adwokackiej URBAN w Rzeszowie (Adwokat Rzeszów) –  zadzwoń  –  884 888 536, napisz: sekretariat@kancelariaurban.com lub umów się na konsultacje za pomocą formularza kontaktowego. 

Autor: aplikant adwokacki Małgorzata Cwynar z Kancelarii Adwokackiej Urban (Adwokat Rzeszów)