Photo by krakenimages on Unsplash
Rada nadzorcza w spółce z o.o. stanowi emanację woli wspólników do stworzenia przestrzeni dla wszechstronnego i odgórnego nadzoru na każdym aspektem działalności spółki. Rada nadzorcza w swojej istocie sprawuje bowiem instytucjonalny i stały nadzór nad funkcjonowaniem spółki z o.o. w obrocie gospodarczym, w przeciwieństwie chociażby do komisji rewizyjnej, której nadzór jest wybiórczy i obejmuje jedynie sferę finansów spółki. To, jak wygląda struktura rady nadzorczej w spółce z o.o., co znajduje się w zakresie jej kompetencji oraz możliwe sposoby powoływania członków rady nadzorczej szczegółowo omówione zostanie w niniejszym artykule.
Samo powołanie rady nadzorczej w strukturze spółki nie wyłącza uprawnień nadzorczych wspólników. Wspólnikom przysługują bowiem uprawnienia z mocy ustawy, zaś ich ograniczenie może nastąpić jedynie na bazie umowy spółki, tj. na podstawie ich zgodnych oświadczeń woli. Brak wyłączenia bądź ograniczenia uprawnień w postanowieniach spółki powoduje, że w przypadku powołania rady nadzorczej, w spółce funkcjonują dwa niezależne ośrodki nadzoru. Aby uniknąć dublowania takich uprawnień, wspólnicy muszą się swoich uprawnień wyzbyć (art. 213 § 3 k.s.h.).
Rada nadzorcza – w przeciwieństwie do zarządu czy zgromadzenia wspólników – nie jest organem obligatoryjnym. Jej powołanie zależy od woli wspólników, którzy miejsce dla rady przewidują w strukturze spółki na podstawie umowy (art. 213 § 1 k.s.h.). Niekiedy jednak, przepisy prawa przewidują konieczność powołania rady nadzorczej. Dzieje się tak gdy kapitał zakładowy spółki przewyższa 50 000,00 zł, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu. Ważne żeby przesłanki te były spełnione łącznie. Ustawodawca wyszedł bowiem z założenia, że przekroczenie tego progu powoduje, że działalność spółki zaczyna mieć charakter profesjonalny, zaś umożliwienie wykonywania uprawnień nadzorczych wszystkim wspólnikom naraz spowodowałoby niechybnie jej paraliż. Obecność rady nadzorczej jest więc wówczas obligatoryjne (art. 213 § 2 k.s.h.).
W skład rady nadzorczej wchodzi co najmniej trzech członków, powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników (art. 215 § 1k.s.h.). Uchwały te podejmuje się co do zasadny na zgromadzeniu wspólników zgodnie z zasadami przyjmowania uchwał i przysługują im z racji posiadania uprawnień „właścicielskich” wobec spółki. Jednakże w umowie spółki wspólnicy mogą przewidzieć inny tryb powołania i odwoływania członków rady nadzorczej (art. 215 § 2 k.s.h.), zwłaszcza mogą uprawnienia te cedować na inny organ spółki bądź przypisać to uprawnienie jedynie poszczególnym wspólnikom (w ramach tzw. udziału uprzywilejowanego). Umowa spółki może przewidywać ponadto konieczność przeprowadzenia postepowania konkursowego wobec kandydatów.
Członkiem rady nadzorczej nie może być członek zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału zakładu spółki, a także zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny lub adwokat (art. 214 § 1 k.s.h.). Ważne jest aby zarządzający spółką bądź świadczący na jej rzecz istotne usługi (z zakresu reprezentacji i prowadzenia jej spraw) nie był jednocześnie kontrolerem zadań, które wykonuje. Taka sytuacja powodowałaby wypatrzenie idei nadzoru konstytucjonalnego i niechybnie prowadziłaby do paraliżu funkcjonalnego spółki.
Rada nadzorcza posiada podobną strukturę wewnętrzną do zarządu – można przewidywać w niej funkcję prezesa, wiceprezesów oraz szeregowych członków. Obok funkcji organizacyjnych pełnienie określonych stanowisk wewnątrz rady nadzorczej nie przekłada się na samą działalność rady.
Członków rady nadzorczej powołuje się na rok – umowa spółki może jednak okres ten wydłużyć bądź skrócić (art. 216 § 1 k.s.h.). Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandaty członków rady nadzorczej wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji – jeżeli kadencja jest dłuższa niż rok, mandat wygasa odpowiednio w przypadku zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ostatni rok obrotowy pełnienia funkcji (art. 218 k.s.h.).
Mandat członka rady nadzorczej liczony jest indywidualnie. Niezależnie od momentu powołania i upływu czasu, jaki pozostał pozostałym członkom rady nadzorczej do wygaśnięcia ich kadencji. Umowa spółki może jednak przewidywać wspólną kadencję członków rady nadzorczej. Wówczas niezależnie od czasu powołania poszczególnych członków zarządu w czasie trwania kadencji, ich mandat wygaśnie wraz z innymi członkami rady, którzy zostali powołani na daną kadencję.
Mandat członka rady nadzorczej, czyli w zasadzie jego legitymacja do podejmowania spraw z zakresu nadzoru, ulega stosownej prolongacie po upływie kadencji do momentu odbycia zgromadzenia wspólników w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego (co do zasady nie dłużej niż do końca czerwca roku, w następującego po upływie ostatnie roku pełnienia funkcji).
Rada nadzorcza sprawuje stały i instytucjonalny nadzór nad działalnością spółki we wszystkich jej dziedzinach – nie powoduje to jednak powstanie po ej stronie uprawnienia do wydawania wiążących poleceń zarządowi dotyczących prowadzenia spraw spółki (art. 219 § 1-2 k.s.h.). Wykonywanie jej uprawnień przysługuje każdemu członkowi rady z osobna, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 219 §5 k.s.h.).
Do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należy ocena sprawozdań finansowych w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym, oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty. Rada nadzorcza odpowiedzialna jest również za składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny (art. 219 § 3 k.s.h.). W celu wykonania powyższych obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki (art. 219 § 4 k.s.h.).
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby uzależnić pewne sfery działalności zarządu od uprzedniego uzyskania od rady nadzorczej zgody na wykonanie określonej czynności. Umowa spółki może rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej w tym zakresie, w szczególności może stanowić, że zarząd jest obowiązany uzyskać zgodę rady nadzorczej przed dokonaniem oznaczonych w umowie spółki czynności, a także przekazać radzie nadzorczej prawo zawieszania w czynnościach, z ważnych powodów, poszczególnych lub wszystkich członków zarządu (art. 220 k.s.h.).
Wskazano już, że co do zasady uprawnienia nadzorcze przysługują każdemu członkowi rady z osobna i indywidualnie. Niekiedy jednak rada nadzorcza powinna działać jako gremium (in corpore) i wtedy swoja wolę wyraża w formie uchwał. Uchwała podjęta przez rade jest ważna i wywołuje skutki prawne na zewnątrz, jeżeli w jej podjęciu brało udział co najmniej połowa jej członków, a wszyscy na posiedzenie zostali zaproszeni. Umowa spółki może jednak zmieniać tę kwestię, przewidując surowsze warunki podejmowania uchwały przez radę nadzorczą (art. 222 § 1 k.s.h.).
Członkowie rady nadzorczej mogą upoważniać innych członków rady nadzorczej do przedstawienia swojego głosu na piśmie w głosowaniu, chyba, że umowa spółki wyłącza tę możliwość. Ważność tak oddanego głosu wymaga, aby procedowana sprawa znalazła się w porządku obrad posiedzenie, co oznacza, że upoważniony członek rady nadzorczej nie może podjąć głosowania w zastępstwie nieobecnego członka zarządu co do spraw, które zostały włączone do porządku obrad w czasie trwania posiedzenia (art. 222 § 1 k.s.h.).
Oprócz wyżej wskazanej metody, rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym (poza posiedzeniem) lub przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość (art. 222 § 3 k.s.h.).
Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Umowa spółki może jednak uregulować tę kwestię odmiennie, zwłaszcza przewidywać surowsze wymagania dotyczące obecności członków rady na posiedzeniu (art. 222 § 4 k.s.h.)
Sposób podejmowania uchwał i działalności rady nadzorczej może być ustalony regulaminem, nadanym uchwałą przez zgromadzenie wspólników. Uprawnienie to można cedować na samą radę nadzorczą (art. 222 § 5 k.s.h.).
Umowa spółki może przewidywać, że członkowie rady nadzorczej otrzymują z racji pełnienia swojej funkcji wynagrodzenie, określane w umowie spółki lub odrębnej uchwale (art. 221 ze zn. 1 § 1 k.s.h.). Niezależnie od wynagrodzenia członkom rady nadzorczej przysługuje również zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady (art. 221 ze zn. 1 § 2 k.s.h.).
Jeżeli potrzebujesz pomocy w zakresie stworzenia ram prawnych dla rady nadzorczej w spółce z o.o., zwłaszcza jeżeli szukasz profesjonalisty, który przeprowadzi Cię przez meandry procedur z tym związanych – skontaktuj się z prawnikami z Kancelarii Urban w Rzeszowie – zadzwoń 884 888 536 umów się na wizytę.
Więcej artykułów można znaleźć w tym miejscu:
autor: Tomasz Kisielka aplikant adwokacki Kancelaria Adwokacka Urban z Rzeszowa
